PDCA-cyclus: houd het simpel!

Mijn ervaring is dat teams in een organisatie zo concreet mogelijk inzicht willen hebben in de strategische en operationele doelstellingen. Op basis hiervan kunnen op inhoud scherpe discussies plaatsvinden over impact en consequenties voor de uitvoering. Hou het simpel dus! Vervolgens zie je dat beleids- en jaarplannen vaak heel uitgebreid zijn. Aan de ene kant begrijp ik dat, omdat ze ook de functie hebben van verantwoording afleggen aan toezichthoudende stakeholders.

Maar het gaat ten koste van de concreetheid, waar medewerkers behoefte aan hebben. Daardoor zijn zij onvoldoende aangesloten op de ambities van de afdeling en teams. De PDCA-cylus verliest daarmee zijn kracht. Immers, als het plan te weinig eigen is gemaakt, blijft de gerichte actie (do) uit en heeft voortgang (check) weinig toegevoegde waarde. Dit draagt niet bij aan de gewenste Teamspirit™ en laat de organisatieontwikkeling stagneren.

Hoe zou het anders kunnen? Het belangrijkste is volgens mij om te denken vanuit de behoefte van de teams en de individuele medewerkers. Welke strategische en operationele (klant)doelen willen wij als directie en management de teams aanreiken voor het komend halfjaar tot een jaar? Waarbij de teams hetzelfde doen richting directie en management. Laat hen net zo goed nadenken over de strategische en operationele doelen. En ga daarna met elkaar de discussie aan.

Dit heeft veel voordelen: je krijgt inzicht in wat de teams belangrijk vinden. Tevens verhoog je de betrokkenheid van de medewerkers. Uiteraard krijg je niet iedereen altijd op één lijn. Maar door strategische keuzes goed te onderbouwen en duidelijk te zijn in de verwachte bijdrage van de teams, ontstaat draagvlak. Door mensen mee te nemen in beoogde veranderingen, creëer je goodwill. Ook gaat de PDCA-cyclus veel meer betekenis en toegevoegde waarde krijgen. Probeer het. Het is vooral leuk om met elkaar een proces in te gaan. Het boort een enorme dosis energie aan. En vooral: houd het simpel!